关于印发《沈阳市实行社会化管理服务的退休人员档案管理暂行规定》的通知

2006-05-12 09:17:25
各区县(市)劳动局、档案局、退休人员档案管理部门:
    随着企业退休人员社会化管理服务工作的不断深入,退休人员档案将由企业移交各区、县(市)档案管理部门管理。为加强退休人员档案管理工作,推动退休人员档案管理的科学化、规范化和制度化,确保退休人员档案的完整与安全,市劳动和社会保障局、市档案局联合制定了《沈阳市实行社会化管理服务的退休人员档案管理暂行规定》。现印发给你们,望认真贯彻执行。

                                                                                         沈阳市劳动和社会保障局
                                                                                                   沈阳市档案局
                                                                                           二00五年六月二十八日


                                         沈阳市实行社会化管理服务的退休人员档案管理暂行规定

第一章  总则

    第一条  为保证企业及个体退休人员社会化管理服务工作的顺利进行,有效地保护和利用退休人员档案,更好地为退休人员服务,根据《中华人民共和国档案法》、《企业职工档案管理工作规定》(1992年6月9日劳动部、国家档案局发布)和《辽宁省企业职工档案管理暂行规定》(辽档发[2004]20号),结合本市实际,制定本规定。
    第二条  实行社会化管理服务的退休人员(以下简称“社管退休人员”)档案管理系指:在本行政区域内参加辽宁省、沈阳市基本养老保险的各类企业、个体经济组织(以下统称企业)中与之形成劳动关系的职工退休后,与原企业终止(解除)劳动关系并移交社区实行社会化管理服务人员的档案管理,以及个体从业人员退休后移交社区实行社会化管理服务人员的档案管理。
    第三条  企业退休人员档案是原企业劳动、人事部门在招聘、培训、考核、奖惩、晋级、选拔、任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务水平、工作表现以及工作变动等情况的原始记录;是历史、全面地考察职工的依据;是职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。
    第四条  企业退休人员社会化管理服务是指企业职工办理退休手续后,其管理服务与原企业分离,养老金实行社会化发放,人员移交街道、社区实行属地管理,由社区服务组织提供相应的管理服务。各区、县(市)政府指定的社管退休人员档案管理部门是社管退休人员档案的具体管理机构,在管理社管退休人员档案时,实行统一领导、分级管理的原则。其它单位和个人不得擅自保存社管退休人员档案。
    第五条  社管退休人员档案管理工作必须严格执行国家有关档案管理和保密工作的法规和制度,维护档案的完整、真实和安全,便于社会各方面的利用。

第二章  管理机构和职责

    第六条  各区、县(市)劳动和社会保障局负责本辖区社管退休人员档案管理工作的领导和指导。
    第七条  各区、县(市)档案局负责本辖区社管退休人员档案管理工作的监督和指导。
    第八条  各区、县(市)养老保险管理中心要做好本辖区企业移交社管退休人员档案的培训,确保档案装订整理的质量。
    第九条  各区、县(市)社管退休人员档案管理部门的职责:
    (一)接收、鉴别、整理、保管社管退休人员档案;
    (二)办理档案的查阅、借阅和转递手续;
    (三)为有关部门提供社管退休人员情况,出具劳资、人事证明材料;
    (四)代办养老保险待遇调整及变动手续;
    (五)代办采暖认证手续;
    (六)负责医疗保险的日常管理工作;
    (七)做好社管退休人员档案的安全、保密和保护工作;
    (八)办理其它涉及社管退休人员档案的有关事项。
    第十条  企业在移交社管退休人员档案前,要按照档案行政部门和劳动保障部门的规定,采用统一标准和规格的档案卷皮、分类目录(内容见附件1)和档案盒对档案进行装订整理。
    第十一条  死亡退休人员档案保管十五年以上,可按有关规定经鉴定后进行处置。对国家和企业有特殊贡献的获省级以上英雄、模范人物称号的退休人员死亡以后,其档案移交所在地综合档案馆保管。

第三章  档案的转递和接收

    第十二条  企业装订整理社管退休人员档案后,持养老保险管理分中心出具的《企业退休人员人事档案移交通知书》(见附件3)向参保区、县(市)社管退休人员档案管理部门进行转递,与之签订《企业退休人员人事档案移交协议书》(见附件4)。
    第十三条  档案管理部门接收的档案数应与企业实际转递人数一致,不符时企业要写明原因,并经双方领导签字。
    第十四条  档案管理部门接收档案时,要细致地按目录逐类进行审查验收,保证档案不能有敞口材料。对不符合质量要求的档案要返回企业重新整理,以确保案卷质量。
    第十五条  企业转递档案时须派专人送取,不准邮寄或退休人员本人自带,要按省档案局统一规定的《职工档案转递通知单》(见附件2)的项目进行登记,并密封包装。档案材料必须完整齐全,企业不得扣留或分批转出。
    第十六条  个体退休人员持本人档案和养老保险管理分中心出具的《个体退休人员人事档案移交通知书》(见附件5)向参保区、县(市)社管退休人员档案管理部门进行转递,与之签订《接收个体退休人员人事档案协议书》(见附件6)。档案管理部门接收档案后,须按要求对其进行重新装订整理。
    第十七条  档案管理部门收到档案后经核对无误,应在《职工档案转递通知单》回执上签名盖章,并将回执立即退回。企业逾期15日未收到回执的,应及时追查,以防档案丢失。回执由企业保存15年以上。
   
第四章  档案的保管和销毁

    第十八条  根据安全保密、便于查找的原则,档案管理部门应对档案实行严密科学地保管,对破损和褪变、霉变的档案要及时修缮整理后入卷,延长档案的自然寿命。。
    第十九条  档案管理部门要建立健全档案检索工具、转递登记薄、查档登记簿、借阅登记簿、温湿度登记簿、电器设备检查维修登记薄、档案管理台帐、特殊人员台帐、死亡人员台帐、台帐目录等管理帐册,并实行计算机管理。
    第二十条  为维护档案的完整与安全,档案管理部门须对档案的保管情况进行定期检查,按名册逐人核对,发现问题及时向领导汇报,并采取有效措施加以防范和解决。
    第二十一条  档案管理部门存放档案必须有专门库房、专用柜架,保管档案在1000卷以上的,要做到库房、阅档室、管理人员办公室三室分开。
    第二十二条  档案排架要保持档案的有机联系与系统性,排架一律采取“从上到下,从左到右”的方法进行。档案存放位置要标有示意图,便于查找和利用。
    第二十三条  凡需销毁的档案材料,经本部门主管领导批准后方可销毁,并报送市档案局备案。销毁时,要有两名以上人员监销,任何人不得擅自处理或销毁档案材料。

第五章  档案的提供利用

    第二十四条  档案管理部门应建立健全档案查阅、借阅工作制度,明确档案查阅条件及利用范围。因需要查阅和借阅档案,须遵循下列规定:
    (一)本部门工作人员查阅档案材料时,须经主管档案工作的领导批准,并履行查阅登记手续。
    (二)外单位人员查阅档案材料时,应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信,注明查阅档案的具体内容,经主管档案工作的领导批准,按规定办理审批手续后方可查阅。
    (三)查阅者应在阅档室或指定地点阅览,不得擅自摘抄、拍照、复制档案内容。
    (四)抄写的档案材料经档案管理人员与原文核对无误后,注明材料的出处和日期并加盖档案管理部门印章方可带走,以防伪造。所抄材料要写在材料纸上,不得抄在私人笔记本上。
    (五)查阅档案时,禁止吸烟、喝水,以防污损档案。
    (六)查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,不得擅自将所抄材料转借他人。
    (七)任何个人不得查阅或借出本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。
    (八)对阅后返还的档案,档案管理人员要及时检查验收,防止遗失缺件。
    (九)除特殊情况外,档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时应事先说明理由,经主管档案工作的领导批准,严格履行登记手续,并按期归还。
    (十)因工作需要从档案中取证的,须请示主管档案工作的领导批准后,才能复制处理。
    第二十五条  档案管理人员和查阅档案人员要树立保密观念,严格遵守国家各项保密法规,如有档案丢失或发生泄密现象,须立即报告,不得隐瞒。
    第二十六条  档案管理人员严禁私自向外单位或个人提供档案材料,严禁电话索取或提供档案材料内容,严禁把档案材料携带回家或带到公共场所翻阅、谈论有关档案内容。
    第二十七条  档案管理部门每月要将档案管理情况进行统计,编报当期变动情况,掌握历年数据,做到及时准确,不遗漏。要保持统计的连续性,以便及时为领导提供参考依据。

第六章  档案库房的管理

    第二十八条  档案保管须建立坚固的专用档案库房,配备铁质的档案装具。
    第二十九条  档案库房要配备防盗门窗,安装火警及防盗报警装置,并按要求定期检查更换,切实保证防火等设施处于良好状态。灭火器每年要检查一次,失效的要及时更换。要把各种电器设备(空调、去湿或增湿设备)作为防火的重点,严禁携带火种进入档案库房,发现隐患要及时排除。
    第三十条  档案库房温度应控制在14-24℃,相对湿度应控制在45-60%。库房内应放置温湿度记录仪,每天定时测记温湿度变化情况,以便采取相应措施。
    第三十一条  档案库房要经常保持通风,并放置防虫药物,定期检查虫霉和鼠害情况,发现问题及时处理。
    第三十二条  档案柜(架)应与墙保持一定距离(一般柜背与墙间隔不少于10厘米,柜侧面距不少于60厘米)成行地垂直于有窗的墙面摆放,便于通风降温。
    第三十三条  档案库房不宜采用自然光源,有外窗时,应配置阻燃窗帘等遮阳措施,在任何情况下,档案均应避免阳光直射。
    第三十四条  档案库房内不准存放与档案无关的物品、食品,不准晾晒衣物等,对有害生物和污染要有切实可行的防范措施。
    第三十五条  库房装具和档案要排放整齐,保持清洁卫生。上下班要按时检查门窗、照明、采暖等系统。节假日库房要上封条。
    第三十六条  档案库房要配备吸尘器,加密封门或过滤门,除尘与防尘相结合。有条件的库房可设置空气过滤装置,防止污染气体进入库房。
    第三十七条  非档案管理人员不得进入档案库房。

第七章  法律责任

    第三十八条  未经批准从事社管退休人员档案托管业务活动的机构,由劳动保障行政部门和档案行政管理部门责令停止档案托管活动;情节严重的,提请工商部门吊销其营业执照,或提请原登记管理机关办理撤销登记;对当事人造成损害的,应承担赔偿责任。
    第三十九条  有下列行为之一的,根据情节轻重,县以上档案行政管理部门、劳动保障部门依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《辽宁省档案条例》等有关法律法规给予处罚,造成经济损失的,应依法承担责任。构成犯罪的,依法追究刑事责任:
    (一)不按照本规定要求集中管理档案的;
    (二)擅自涂改档案内容或伪造档案材料的;
    (三)无故扣留退休人员档案的;
    (四)退休人员档案整理、保管、利用、转递过程中出现违反本规定,造成档案丢失或其它严重后果的;
    (五)不按规定归档、按期不移交或接收档案的;
    (六)档案保管部门明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;
    (七)损毁或者擅自销毁档案的;
    (八)泄露退休人员档案秘密的。

第八章  附则

    第四十条  企业中由国家任命的干部,其档案管理,仍按国家有关规定执行。
    第四十一条  本规定由沈阳市劳动和社会保障局负责解释。
    第四十二条  本规定自发布之日起执行。